Comment régler les dépenses de groupe en un minimum de paiements

L'enchevêtrement du règlement à la fin d'un voyage

Une fin de semaine au chalet à quatre vient de se terminer. Alex a payé le Airbnb, Bianca a ramassé l'épicerie au Loblaws en chemin, Chris a payé l'essence et Dana a acheté les boissons. Maintenant, tout le monde est planté dans l'entrée à essayer de démêler qui envoie quoi à qui.

L'approche évidente est de régler chaque dépense séparément. Tout le monde paie à Alex sa part du Airbnb. Tout le monde paie à Bianca sa part de l'épicerie. Tout le monde paie à Chris sa part de l'essence. Ça donne une rafale de virements Interac qui partent dans tous les sens, dont la moitié s'annulent, et au moins une personne qui ne se souvient plus si elle a déjà envoyé son 18 $.

Si régler les comptes semble une corvée, c'est parce que les gens essaient de rembourser chaque dépense séparément, alors que ce qui compte vraiment, c'est une seule position nette par personne.

Il existe une façon bien plus propre, et c'est la même idée que les bonnes applications de dépenses utilisent en coulisses. Elle tient en deux étapes : ramener chaque personne à un seul chiffre, puis jumeler les gens à qui on doit avec ceux qui doivent. La simplification des dettes, ce n'est que ces deux étapes faites correctement.

Pourquoi la méthode naïve crée autant de paiements

Régler dépense par dépense, c'est ce qui fait exploser le nombre de paiements. Chaque dépense qu'une personne avance se transforme en une petite dette distincte de tous les autres. Avec quatre personnes et quatre dépenses, vous pouvez finir par courir après une douzaine de petits virements, dont la plupart se défont en partie.

Ça empire à mesure que le groupe grandit. Si chaque personne peut devoir à chaque autre personne, le nombre de paiements possibles grimpe vite. Dans un groupe de six, ça représente jusqu'à quinze dettes distinctes entre paires à suivre et à régler. Personne ne garde vraiment ça en tête, et c'est pourquoi les vrais groupes se rabattent sur un « bof, on est pas mal à égalité » et laissent tranquillement les déséquilibres s'accumuler.

Le problème des chaînes

Les chaînes sont l'exemple le plus clair de paiements gaspillés. Disons qu'Alex doit 20 $ à Bianca, et que Bianca doit 20 $ à Chris. Payé à la lettre, ça fait deux virements. Mais Bianca n'est qu'un intermédiaire - l'argent ne fait que passer par elle. Alex qui paie 20 $ directement à Chris règle le tout en un seul virement, et Bianca n'a même pas à toucher à son téléphone.

Chaque paiement qui ne fait que faire transiter l'argent par un intermédiaire est un paiement que vous pouvez supprimer. La simplification des dettes existe pour tous les supprimer d'un coup.

Étape un : ramener chacun à un seul chiffre

Le premier geste, c'est d'arrêter de penser aux dépenses individuelles et de donner à chaque personne un seul solde net. Ce solde est simple : tout ce que vous avez payé pour le groupe, moins votre part de tout ce que le groupe a dépensé.

Revenons à la fin de semaine au chalet. Le groupe a dépensé 600 $ au total : 400 $ de Airbnb, 120 $ d'épicerie, 80 $ d'essence. Divisée à quatre, la part équitable de chaque personne est de 150 $. Comparez maintenant ce que chacun a payé à cette part de 150 $.

• Alex a payé 400 $, doit 150 $ en part, donc son solde net est de +250 $ (le groupe doit à Alex)
• Bianca a payé 120 $, doit 150 $ en part, donc son solde net est de -30 $ (Bianca doit au groupe)
• Chris a payé 80 $, doit 150 $ en part, donc son solde net est de -70 $ (Chris doit au groupe)
• Dana a payé 0 $, doit 150 $ en part, donc son solde net est de -150 $ (Dana doit au groupe)

Ces quatre chiffres totalisent zéro, comme ce devrait toujours être le cas - chaque dollar que quelqu'un est dû est un dollar que quelqu'un d'autre doit. Vous êtes passé de quatre dépenses et d'un enchevêtrement de dettes entre paires à quatre soldes clairs. Rien que ça rend l'ensemble lisible.

Un seul chiffre net par personne, c'est tout le truc. Une fois chacun ramené à un seul solde, les dépenses individuelles cessent d'avoir de l'importance pour régler les comptes.

Étape deux : jumeler débiteurs et créanciers

Avec un seul chiffre par personne, régler les comptes devient un problème de jumelage. Séparez le groupe en deux piles : les gens à qui on doit de l'argent (soldes positifs) et les gens qui doivent de l'argent (soldes négatifs). Ensuite, faites payer ceux qui doivent à ceux à qui on doit jusqu'à ce que chaque solde atteigne zéro.

La façon efficace, c'est de procéder du plus grand au plus grand. Prenez le plus gros débiteur et le plus gros créancier, déplacez le maximum possible entre eux, et répétez. Dans l'exemple du chalet, il n'y a qu'un seul créancier - Alex, à +250 $ - alors tout le monde paie simplement Alex :

• Dana paie 150 $ à Alex
• Chris paie 70 $ à Alex
• Bianca paie 30 $ à Alex

Trois paiements, tous dans la même direction, et tout le monde est quitte. Comparez ça à régler chacune des quatre dépenses séparément, ce qui aurait voulu dire trois personnes payant dans trois dépenses différentes - plus près de neuf virements, dont plusieurs pour des montants malcommodes comme 6,67 $.

Le résultat général tient peu importe à quel point le groupe devient compliqué : un groupe de N personnes peut toujours être réglé en au plus N moins 1 paiements, au lieu des jusqu'à N fois N moins 1 sur 2 paiements que menace l'approche entre paires. Pour six personnes, ça fait cinq paiements au lieu de quinze.

Moins de paiements, ce n'est pas seulement plus propre. Chaque virement que vous éliminez est une chose de moins à oublier, à contester ou à envoyer deux fois.

Comment ShareBills le fait automatiquement

Vous ne devriez jamais avoir à faire ce calcul à la main, et dans ShareBills, vous ne le faites pas. L'application exécute les deux étapes pour vous dès qu'une dépense est ajoutée, et garde le résultat à jour à mesure que le groupe dépense.

Un seul solde courant par membre

ShareBills ne stocke pas une toile de « qui doit à qui pour chaque dépense ». Pour chaque transaction d'un groupe, elle ajoute ce que vous avez payé et soustrait votre part, puis reporte ça sur chaque dépense, revenu et règlement pour en faire un seul solde net par membre. Un solde positif signifie que le groupe vous doit de l'argent; un solde négatif signifie que vous en devez au groupe. C'est l'étape « ramener chacun à un seul chiffre », faite automatiquement à chaque saisie.

Des paiements suggérés pour régler le groupe

À partir de ces soldes nets, ShareBills détermine qui devrait payer qui pour régler tout le groupe en aussi peu de paiements que possible, en jumelant les gens qui doivent avec ceux à qui on doit. Au lieu d'une liste de dépenses à réconcilier, vous obtenez une courte liste de virements concrets : payez cette personne ce montant, et c'est réglé.

Marquez comme payé, et le solde se ferme

Quand vous faites un paiement, vous l'enregistrez dans le groupe d'une seule touche sur Marquer comme payé. ShareBills le consigne comme un transfert entre les deux personnes, ce qui ramène leurs deux soldes vers zéro. Les paiements suggérés se mettent à jour aussitôt, alors le groupe montre toujours l'état courant et simplifié - jamais un enchevêtrement périmé.

• Chaque membre est ramené à un seul solde net, recalculé à chaque nouvelle dépense
• L'application suggère le plus petit nombre de virements nécessaires pour régler tout le monde
• Marquer comme payé consigne le règlement et ferme le solde
• Les dépenses en plusieurs devises sont d'abord converties dans la devise du groupe, pour que le solde net soit un seul chiffre clair

Comme le solde est toujours en direct, ajouter une dépense de plus le dernier soir du voyage ne recommence pas tout l'exercice. Ça ne fait que bouger les chiffres nets, et les paiements suggérés s'ajustent. Si vous êtes curieux de savoir comment les montants de partage eux-mêmes sont calculés au départ, notre article sur le fonctionnement des mathématiques du partage de dépenses décortique le volet de la part par personne.

Régler les comptes en pratique

Des soldes simplifiés n'aident que si le remboursement lui-même est facile aussi. Au Canada, la dernière étape est presque toujours un virement Interac.

Une fois que ShareBills affiche les paiements suggérés, chaque personne envoie le montant exact par virement à qui elle doit, puis le marque comme payé dans le groupe. Comme les montants tiennent déjà compte de tout - et sont arrondis à de vrais totaux en dollars et cents plutôt qu'à une part de chaque reçu individuel - il n'y a pas de calcul au dos d'une serviette dans l'entrée ou sur le pas de la porte.

Quand certaines personnes sont des invités

Les groupes de voyage et les soupers ponctuels incluent souvent des gens qui n'installeront jamais d'application. ShareBills gère ça avec les membres invités - ils peuvent faire partie du groupe et porter un solde sans s'inscrire, alors la simplification inclut quand même tout le monde à la table. L'organisateur peut suivre et régler en leur nom.

Réglez souvent, pas seulement à la fin

Pour les groupes continus comme les colocataires, vous n'avez pas à attendre un grand règlement de comptes. Comme le solde est toujours simplifié et à jour, vous pouvez régler un jour fixe chaque mois avec la même courte liste de paiements. Pour les ménages, jumeler ça avec des dépenses partagées récurrentes automatisées fait en sorte que le solde se construit tout seul et que régler les comptes devient un rituel mensuel de deux minutes.

Le but n'est pas de suivre les dettes éternellement. C'est de rendre le règlement des comptes si court et si clair que le groupe le fait vraiment.

Si vous comparez les outils, la plupart des bonnes applications de dépenses font une forme de tout ça - notre palmarès des meilleures applications de partage de dépenses au Canada explique comment elles diffèrent. ShareBills est gratuit pendant notre lancement public, sans limite quotidienne et sans publicité.